Datenschutz­richtlinien der IVM für Bewerbungen

Datenkategorien

Welche Arten von personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Um speziell auf Ihre Person zugeschnittene, passende Jobangebote anbieten zu können, verarbeiten wir im Rahmen Ihrer Bewerbung folgende Daten:

• Jene Daten, die Sie uns selbst in Ihrer Bewerbung (Lebenslauf und Anschreiben) zur Verfügung stellen (bitte beachten Sie, dass folgende Aufzählung aufgrund der Individualität jeder Bewerbung nicht vollständig sein kann und daher nur die wesentlichsten und gängigsten Daten in Bewerbungen enthält), wie
  • Name, Vorname, Titel, Geburtsdatum, Geschlecht, Foto, Kontaktdaten, Ausbildung, Zusatzausbildungen, Sprachkenntnisse, beruflicher Werdegang, abgeleisteter Präsenzdienst, gesetzliche Beschäftigungsvoraussetzungen, Einwanderungsstatus (ob Sie eine Arbeitserlaubnis brauchen), Staatsangehörigkeit, Staatsbürgerschaft, Geburtsort, Angaben zur gewünschten Position, Angaben über Ihre Verfügbarkeit, Sperrvermerke, Persönlichkeitsmerkmale und Interessen, Informationen über Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse.
  • Diesbezüglich bitten wir Sie zu beachten: Wir bitten darum, in Ihrer Bewerbung keine besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten (Art. 9 EU-DSGVO), also Informationen aus denen Ihre rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse oder weltanschauliche Überzeugung oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder Ihrer sexuellen Orientierung preiszugeben. Derartige Daten wie zB das Religionsbekenntnis benötigen wir für den Bewerbungsprozess nicht. Sollten Sie uns diese Informationen dennoch unbedingt bekannt geben wollen, werden Sie bezüglich der Verarbeitung dieser Daten um eine gesonderte Einwilligung gebeten. Derartige Daten werden von uns gespeichert, aber nicht weiterverarbeitet.
• Jene Daten, die Sie uns in Ihrer Bewerbung neben Lebenslauf und Anschreiben mitsenden,
  • wie Zeugnisse, Arbeitsbestätigungen, Ausbildungsbestätigungen
• Jene Daten, die wir über Sie im Rahmen unserer Korrespondenz erfahren.
• Jene Daten, die wir erfassen, wenn Sie auf unsere Website zugreifen. Näheres dazu finden Sie hier)

Datenherkunft

Wie werden Ihre personenbezogenen Daten erfasst?

Wir erfassen Ihre personenbezogenen Daten vor allem auf folgende Arten:

Personenbezogene Daten, die Sie uns als Bewerber*innen mitteilen

Um eine maßgeschneiderte Leistung für Sie erbringen und Ihnen optimale Möglichkeiten bieten zu können, benötigen wir einige Daten über Sie. Diese für uns notwendigen Daten können Sie uns auf unterschiedlichste Art und Weise mitteilen:

• Durch Ihre konkrete oder initiative Online-Bewerbung auf unserer Website oder über eine Jobsuchmaschine, welche Sie auf diese weiterleitet.
• Durch Übergabe Ihrer Bewerbungsunterlagen bei Rekrutierungsveranstaltungen zB bei Karrieremessen.
• Indem Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an welcome@ivm.at oder an Ihre Betreuer*innen/Recruiter*innen senden und/oder ein Vorstellungsgespräch mit unserem Recruiting-Team durchführen.
• Indem Sie über soziale Netzwerke mit uns oder wir mit Ihnen Kontakt über soziale Netzwerke oder Job-Portale zB über karriere.at aufnehmen und Sie uns im Anschluss Ihre Bewerbung direkt zukommen lassen.

Personenbezogene Daten, die wir über Sie aus anderen Quellen erfahren

Personenbezogene Daten über Sie aus anderen Quellen als durch Sie zu erfahren, ist durch folgende Situationen möglich:

• Wir können bei der Suche nach potenziellen Kandidat*innen in externen Social Media-Quellen wie LinkedIn und anderen Job-Portalen, Daten über Sie erfahren.
• Ansprechpartner*innen für Referenzen können personenbezogene Informationen über Sie preisgeben.
• Unsere Projektpartner können personenbezogene Informationen über Sie an uns weitergeben.
• Wenn Sie auf unserer Facebook-Seite auf „Gefällt mir“ klicken oder uns auf Twitter „folgen“, erhalten wir von diesen Websites personenbezogene Informationen über Sie.

Personenbezogene Daten, die von uns automatisch erfasst werden können

Sofern Sie auf unsere Website zugreifen oder eine E-Mail von uns lesen oder anklicken, können wir Ihre Daten gegebenenfalls automatisch erfassen (Näheres dazu finden Sie auch hier).

Datenverwendung

Wofür werden Ihre personenbezogenen Daten verwendet und aufgrund welcher Rechtsgrundlage?

Durchführung des Bewerbungsverfahrens/Rekrutierungsmaßnahmen

Auf folgende Arten können wir zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und damit auch zum Zweck der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses Ihre personenbezogenen Daten nutzen und verarbeiten (hierbei geht es auch darum Ihnen gegenüber maßgeschneiderte Rekrutierungsdienstleistungen zu erbringen und Ihnen den Rekrutierungsprozess zu erleichtern):

• Erfassen Ihrer Daten (anhand der oben genannten Arten).
• Speichern und gegebenenfalls aktualisieren Ihrer Daten, damit wir Sie im Zusammenhang mit der Rekrutierung kontaktieren können.
• Abgleich Ihrer Daten (insbesondere Ihres Berufswunsches) mit unseren freien Stellen.
• Kontaktaufnahmen mit Ihnen, um Sie über geeignete Jobangebote zu informieren.
• Anfordern von Informationen (zB Referenzen, Qualifikationen, Arbeitsgenehmigung).
• Weiterleitung Ihrer Informationen (eines von uns angefertigten IVM-Profils, abgeleitet aus Ihrer Bewerbung) an unsere Projektpartner, um Sie bei diesen für passende Stellen vorzustellen (dies erfolgt stets erst nach Einholung einer gesonderten Einwilligungserklärung bei Ihnen, bei welcher der konkrete Partner genannt wird).
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen und Erfüllen unserer Verpflichtungen aus Verträgen, die im Zusammenhang mit Ihrer Rekrutierung zwischen uns und unseren Projektpartnern geschlossen wurden.

Folgende Rechtsgrundlagen sind dabei möglich:

Vertragsanbahnung/vorvertragliche Maßnahme

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, welche Sie uns mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und damit auch zu dem Zweck gegebenenfalls ein Dienstverhältnis mit Ihnen einzugehen (Art. 6 Abs 1 lit b EU-DSGVO).

Ihre Einwilligung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch aufgrund der von uns bei Ihnen eingeholten, jederzeit widerrufbaren Zustimmungserklärungen gem Art. 6 Abs 1 lit a EU-DSGVO. Aus diesem Grund werden Sie zB bei Ihrer Online-Bewerbung auf unserer Website gebeten, uns verschiedene Zustimmungen zur Datenverarbeitung wie dem „Evidenzhalten Ihrer Unterlagen“ zu erteilen. Dabei werden Sie über die konkreten Daten, welche verarbeitet werden sollen, und den Zweck der Verarbeitung vorab informiert. Stimmen Sie einer Evidenzhaltung zu, liegt der Zweck der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten darin, Ihnen auch künftig (nach Abschluss des konkreten Bewerbungsverfahrens) geeignete Beschäftigungsmöglichkeiten anbieten zu können. Bitte beachten Sie, dass wir Aufzeichnungen der Einwilligungen, die Sie auf diese Art erteilt haben, aufbewahren können.

Wahrung berechtigter Interessen

Art. 6 Abs 1 lit f der EU-DSGVO normiert, dass wir Ihre Daten verarbeiten dürfen, wenn dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der von Dritten erforderlich ist, sofern zuvor eine Interessenabwägung vorgenommen wurde.

Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen

Es kann im Anlassfall erforderlich sein, personenbezogene Daten und gegebenenfalls besondere Kategorien von personenbezogenen Daten, in Übereinstimmung mit den örtlichen Gesetzen und Vorschriften, im Zusammenhang mit der Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen zu verarbeiten. Art. 6 Abs 1 lit f und Art. 9 Abs 2 lit f der EU-DSGVO ermöglichen dies, wenn die Verarbeitung „zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich“ und die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der von Dritten notwendig ist. Möglicherweise können wir zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, die über Sie erlangten personenbezogenen Daten auch gemäß Art. 6 Abs 1 lit c EU-DSGVO verarbeiten.

Datenübermittlung

An wen werden Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben/übermittelt?

Bitte beachten Sie vorab, dass eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten nur dann stattfindet, wenn Sie uns dazu Ihre gesonderte Zustimmung erteilt haben. Ohne Ihre Zustimmung findet keine Weitergabe oder Übermittlung an Dritte außerhalb unseres Unternehmens statt, ausgenommen davon ist lediglich eine rechtliche Verpflichtung unsererseits.

• Innerhalb unseres Unternehmens werden Ihre Daten nur durch Personen verarbeitet, deren Aufgabengebiet dies erforderlich macht.
• Zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns und der anschließenden Überlassung an einen unserer Projektpartner oder zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses direkt mit einem unserer Projektpartner (Vermittlung) werden Ihre Daten nach Ihrer vorherigen Zustimmung an den/die jeweiligen Projektpartner weitergegeben (der/die Projektpartner werden dabei namentlich genannt).
• Um gesetzlichen Verpflichtungen oder anderen Vorschriften nachzukommen, können Ihre personenbezogenen Daten im Anlassfall an Steuer-, Prüf- oder sonstige Behörden übermittelt werden (zB weil eine Anfrage einer Behörde diesbezüglich vorliegt oder dies in Verbindung mit einem voraussichtlichen Rechtsstreit erforderlich ist).
• Wenn eine entsprechende Verarbeitungsvereinbarung oder vergleichbare Absicherung vorliegt, können Ihre Daten zum Zweck der Aufrechterhaltung unseres Geschäftsbetriebes an externe Dienstleister, die in unserem Namen Leistungen erbringen weitergegeben werden (gemeint sind Berater wie Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, technische Supportfunktionen und IT-Berater, die Entwicklungs- und Testarbeiten an den technologischen Systemen unseres Unternehmens durchführen oder Speicheranbieter).

Speicherdauer

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Im Laufe des Bewerbungsprozesses bitten wir Sie um Ihre jederzeit widerrufbare Zustimmung zur Evidenzhaltung Ihrer Daten. Wenn Sie uns diese Zustimmung erteilen, nehmen wir Sie in unseren Talente Pool auf. Dadurch können wir Sie auch nach einem bereits abgeschlossenen Bewerbungsprozess für eine konkrete Stelle, über andere passende Jobangebote informieren und Sie gegebenenfalls in weitere Bewerbungsprozesse einbeziehen. Erteilen Sie uns diese Zustimmung nicht oder widerrufen sie, hat dies keinen Einfluss auf das Auswahlverfahren und den aktuellen Bewerbungsprozess.

Sollten Sie uns Ihre Zustimmung zur Evidenzhaltung nicht erteilen oder widerrufen, sind wir aus datenschutzrechtlichen Gründen grundsätzlich verpflichtet, Ihre Daten nach Beendigung des jeweiligen Bewerbungsprozesses, in dem Sie sich befunden haben, aber jedenfalls frühestens nach Ablauf von 6 Monaten, ab Ablehnung Ihrer Bewerbung, zu löschen. Sollten Sie sich nicht auf eine konkrete Stelle, sondern initiativ beworben haben und uns obige Zustimmung zur Evidenzhaltung nicht erteilen, speichern wir Ihre Daten für 1 Jahr, sofern Sie nicht eine frühere Löschung begehren (bei einem Löschungsbegehren wäre grundsätzlich wiederum frühestens eine Löschung nach 6 Monaten, gerechnet ab Ablehnung Ihrer Bewerbung, möglich).

Oben genannte Fristen gelten unter dem Vorbehalt, dass auf Ihren Einzelfall bezogen keine gesetzlichen Vorgaben und/oder andere Vorschriften bestehen, die uns zu einer längeren Aufbewahrung verpflichten bzw berechtigen.

Internationale Speicherung

Werden Ihre Daten auch international gespeichert und übermittelt?

Nein, die IVM führt die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich innerhalb der EU / des EWR durch. Ihre Daten werden also nicht in Drittländern gespeichert oder an solche übermittelt.

Profiling

Automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling?

Wenn wir für offene Stellen in unserer Datenbank nach geeigneten Kandidat*innen suchen, greifen wir auf Matching- und Such-Technologien zurück, die auf der Übereinstimmung von Kandidat*innen-Anforderungen und Stellenbeschreibungen beruhen. Wir verwenden dabei keine Automatismen, die dazu führen, dass Bewerber*innen vollautomatisch aus dem Bewerbungsprozess ausscheiden. Die Suche und Selektion erfolgen stets durch unser Vertriebs- bzw Recruiting-Team. Es erfolgt somit keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem Art. 22 EU-DSGVO.

Datenschutz

Wie werden Ihre personenbezogenen Daten geschützt?

Wir ergreifen alle Maßnahmen, die mit dem Stand der Technik übereinstimmen und notwendig sind, um Ihre personenbezogenen Daten bestmöglich vor Missbrauch, Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören vor allem jene technischen und organisatorischen Maßnahmen, die notwendig sind, um den Anforderungen des europäischen und österreichischen Datenschutzrechts zu entsprechen.

Sollten Sie den Verdacht haben, dass Ihre personenbezogenen Daten missbraucht wurden, verloren gegangen sind oder ein unbefugter Zugriff auf diese stattgefunden hat, dann bitte kontaktieren Sie uns unter datenschutz@ivm.at.

Datenschutzrechte

Welche Datenschutzrechte stehen Ihnen zu?

Ihnen stehen hinsichtlich Ihrer Daten verschiedene Rechte zu, welche hier näher beschrieben werden (Art. 15 ff EU-DSGVO). Wenn Sie sich im Zusammenhang mit diesen Rechten an uns wenden, oder diese wahrnehmen möchten, nehmen Sie bitte direkt mit der Datenschutzgruppe der IVM Kontakt auf. Senden Sie uns dazu bitte eine E-Mail an datenschutz@ivm.at unter Angabe eines Identifikationsnachweises (zB Geburtsdatum, Wohnort etc). Wir werden uns bemühen, Ihre Anfrage schnellstmöglich, in jedem Fall innerhalb eines Monats, zu beantworten. Bitte beachten Sie, dass wir Aufzeichnungen unserer Kommunikation zu Beweiszwecken aufbewahren können.

Widerspruchsrecht

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, wenn Sie dafür Gründe vorbringen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Ein Widerspruch ist insbesondere dann möglich, wenn die Datenverarbeitung auf Grund von Art. 6 Abs 1 lit e EU-DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder Art. 6 Abs 1 lit f EU-DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt.

Wenn Sie Widerspruch einlegen, müssen wir die entsprechenden Aktivitäten einstellen, es sei denn, wir können nachweisen, dass uns vorrangige berechtigte Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dazu dient, einen Rechtsanspruch geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

Widerrufsrecht bezüglich Ihrer an uns erteilten Einwilligung(en)

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke zu verarbeiten, können Sie jede einzelne Einwilligung jederzeit widerrufen. Wir werden die Aktivität, in die Sie zuvor eingewilligt hatten, einstellen, sofern kein alternativer Grund (zB eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist) vorliegt, der die weitere Verarbeitung Ihrer Daten zu diesem Zweck durch uns rechtfertigt und erforderlich macht. Sollte dies der Fall sein, werden wir Sie selbstverständlich darüber informieren.

Recht auf Auskunft

Sie können von uns jederzeit eine Bestätigung darüber anfordern, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben, und von uns eine Zusammenstellung dieser Daten verlangen. Insbesondere wenn Sie von Ihrem Recht auf Auskunft Gebrauch machen wollen, können wir Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen. Für die Zusammenstellung und Zusendung jener Daten, die wir über Sie gespeichert haben, fallen für Sie keine Gebühren an. Falls Sie weitere Kopien benötigen, können wir Ihnen dafür gegebenenfalls angemessene Verwaltungskosten in Rechnung stellen. Wir können Ihre Anfrage ablehnen, sofern dies gesetzlich zulässig ist und/oder sogar geboten erscheint. Falls wir Ihre Anfrage ablehnen, werden wir dies in jedem Fall begründen.

Recht auf Löschung

Sie können von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, welche wir über Sie gespeichert haben, verlangen. Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, werden wir diesem Ersuchen selbstverständlich fristgerecht nachkommen und Sie darüber informieren. Im Falle eines zulässigen Löschungsansuchens Ihrerseits, werden wir alle zumutbaren bzw durchführbaren Maßnahmen ergreifen, um die betreffenden Daten vollständig zu löschen. Sollten wir Ihre Daten nicht oder nicht sofort löschen können, werden Sie über die genauen Gründe darüber informiert.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen können Sie verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken. Das bedeutet, dass wir Ihre Daten vorläufig nur speichern dürfen und keine weiteren Verarbeitungsaktivitäten vornehmen können. Näheres dazu können Sie Art. 18 EU-DSGVO entnehmen. Demnach müssen wir Sie auch informieren, bevor eine Einschränkung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wieder aufgehoben wird.

Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht auf Berichtigung und können damit verlangen, dass wir unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten über Sie, korrigieren. Auf Wunsch werden wir Sie darüber informieren, an welche Dritten wir die unrichtigen oder unvollständigen personenbezogenen Daten gegebenenfalls weitergegeben haben.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht Ihre Daten von einem Verantwortlichen an einen anderen zu übertragen. Zu diesem Zweck stellen wir Ihnen die Daten in einem üblichen maschinenlesbaren Format zur Verfügung, damit Sie die Daten selbst übermitteln können. Sie können aber auch von uns verlangen, dass wir die Daten direkt für Sie übertragen.

Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu beschweren. Derartige Beschwerden sind an folgende Adresse zu richten: www.dsb.gv.at.

Wenn Sie eines der oben näher bezeichneten Rechte ausüben möchten, dann bitte kontaktieren Sie uns unter datenschutz@ivm.at. Bitte beachten Sie, dass wir Aufzeichnungen Ihrer Mitteilungen aus Beweissicherungsgründen aufbewahren können. Außerdem bitten wir Sie zu beachten, dass die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten richtig und aktuell sein sollen. Bitte kontaktieren Sie uns daher, bei allfälligen Änderungen Ihrer personenbezogenen Daten.

Kontakt

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Für die Datenverarbeitung verantwortlich ist die:

IVM Technical Consultants Wien Ges.m.b.H. (kurz: IVM)
Schönbrunner Allee 1-5
2331 Vösendorf

Firmenbuchnummer: 102681b

Ansprechpartner

Bitte kontaktieren Sie in datenschutzrechtlichen Fragen, insbesondere, wenn Sie Ihre oben näher erläuterten Datenschutzrechte wahrnehmen möchten, unsere für Sie eingerichtete Datenschutzgruppe der IVM, erreichbar unter datenschutz@ivm.at.